حماية الأسرار التجارية في المستندات الرقمية باستخدام ملصقات التصنيف

تحتاج الأسرار التجارية إلى حماية فعلية، سواء كانت على الورق أو في صورة رقمية. التعامل مع المستندات الورقية واضح نسبياً: يمكن حفظها في خزائن وتقييد الوصول المادي إليها. أما الملفات الرقمية فعددها أكبر، ويمكن نسخها أو نقلها أو تعديلها خلال ثوانٍ، كما تتغير أماكن تخزينها باستمرار. لذلك يصبح حصرها والتحكم في الوصول إليها أكثر تعقيداً.

في هذا المقال نوضح كيف يمكن للمؤسسات تنظيم حماية المعلومات التجارية السرية في البيئة الرقمية، وكيف يساعد نظام SearchInform FileAuditor من فئة DCAP في تصنيف الملفات ووضع العلامات عليها والتحكم في الوصول إليها ومتابعة التعامل معها.

كيف تُحمى الأسرار التجارية قانونياً؟

في دول المنطقة تختلف التفاصيل القانونية من دولة إلى أخرى، لذلك يجب أن تبني كل مؤسسة إجراءاتها وفق التشريعات المطبقة عليها. في الإمارات، ينظم القانون الاتحادي رقم 11 لسنة 2021 بشأن تنظيم وحماية حقوق الملكية الصناعية حماية المعلومات غير المفصح عنها. وتركز المواد ذات الصلة على ثلاثة عناصر أساسية: أن تكون المعلومات غير معروفة عادةً أو غير سهلة المنال، وأن تكون لها قيمة تجارية بسبب سريتها، وأن يكون صاحبها قد اتخذ خطوات معقولة للحفاظ على سريتها. كما يلزم المسؤول عن المعلومات باتخاذ التدابير المناسبة لمنع تداولها بين غير المخولين وقصر تداولها داخل المنشأة على الأشخاص المصرح لهم.

وفي المملكة العربية السعودية، تنص لائحة حماية المعلومات التجارية السرية على مبادئ مماثلة: يجب أن تكون المعلومات غير معروفة عادةً، وأن تكون لها قيمة تجارية بسبب سريتها، وأن يتخذ صاحب الحق تدابير معقولة للمحافظة على سريتها. كما تعتبر إساءة استخدام الأسرار التجارية أو الإفصاح عنها بالمخالفة للممارسات التجارية النزيهة أو لالتزامات السرية من صور الاعتداء عليها.

لهذا، لا يكفي أن تعتبر المؤسسة ملفاً ما "سرياً" من الناحية الداخلية فقط. يجب أن تتمكن من إظهار أن المعلومات محددة بوضوح، وأن الوصول إليها مقيد، وأن التعامل معها يخضع لضوابط فعلية. وهنا يمكن لتصنيفات السرية والعلامات المرئية وسجلات الوصول أن تصبح جزءاً عملياً من منظومة الحماية.

عملياً، من المفيد أن تتضمن منظومة حماية الأسرار التجارية ما يلي:

• تحديد أنواع المعلومات التي تعتبرها المؤسسة أسراراً تجارية ووضع قواعد داخلية واضحة للتعامل معها.

• تحديد الموظفين أو الأدوار التي يحق لها الوصول إلى هذه المعلومات.
• استخدام تصنيفات أو علامات سرية واضحة لتسهيل التعرف على المستندات الحساسة داخل البيئة الرقمية.
• تقييد الوصول إلى الملفات ومراقبة عمليات فتحها ونسخها وتعديلها ونقلها.
• الاحتفاظ بسجل للأحداث يساعد في التحقيق عند الاشتباه في إساءة استخدام المعلومات أو تسريبها.

في البيئة الرقمية تظهر تحديات إضافية:

• قد تكون المعلومات التجارية السرية موزعة على عشرات أو مئات الملفات في أجهزة الموظفين وخوادم الملفات والتخزين السحابي.

• يمكن للمستخدم إزالة علامة أضيفت إلى مستند بوسائل تقليدية أو إنشاء نسخة جديدة من الملف دون أن تكون عليها العلامة نفسها.
• من السهل إنشاء نسخ متعددة من الملف يصعب تتبعها يدوياً.
• قد تختلف إعدادات الوصول من مستودع بيانات إلى آخر، ما يجعل التحكم الموحد أكثر صعوبة.

يمكن معالجة هذه المشكلات باستخدام أنظمة تدقيق وحماية مستودعات الملفات من فئة DCAP. وفيما يلي نوضح ذلك باستخدام SearchInform FileAuditor كمثال.

كيف يعمل SearchInform FileAuditor مع الأسرار التجارية؟

يقوم SearchInform FileAuditor بمسح مستودعات البيانات المؤسسية، وتحديد أماكن الملفات، ثم تصنيفها وفق محتواها باستخدام قواعد مدمجة أو معايير يحددها المسؤول. ويمكن للنظام بعد ذلك تطبيق تصنيفات وعلامات على الملفات واستخدامها كأساس لسياسات الحماية، مثل تقييد الوصول أو حظر بعض العمليات أو مراقبتها.

لكن الأسرار التجارية تختلف عن كثير من فئات البيانات الأخرى. فليس كل ملف من نوع أو موضوع معين يصبح تلقائياً سراً تجارياً. فقد يكون التقرير المالي اليوم مسودة للمناقشة الداخلية، ثم يصبح لاحقاً وثيقة شديدة السرية، وبعد نشر نتائجه يفقد هذه الصفة. لذلك يبقى السياق التجاري مهماً، وغالباً ما يحتاج الشخص المسؤول عن المستند إلى تحديد مستوى سريته صراحةً.

في SearchInform FileAuditor يمكن دمج وضع العلامات داخل محرر النصوص نفسه. يختار الموظف المخول مستوى السرية، مثل "سري تجارياً"، فتظهر علامات مرئية في المستند، على سبيل المثال في الرأس أو التذييل أو على شكل علامة مائية، ويمكن أيضاً إظهار تصنيف على أيقونة الملف.

لا تعتمد العلامة على العنصر المرئي فقط. يمكن تخزين معلومات التصنيف في جسم الملف وبياناته الوصفية وفي تدفق ملفات بديل، ما يجعل حذفها بالخطأ أكثر صعوبة. وإذا نُسخ محتوى مستند مصنف إلى ملف آخر غير مصنف، يستطيع FileAuditor اكتشاف النسخة المتشابهة وتطبيق التصنيف المناسب وفق السياسة المحددة.

كما تستطيع المؤسسة تحديد شكل العلامة وموقعها والنص المصاحب لها وفق سياساتها الداخلية. ويمكن تقييد صلاحية إضافة التصنيفات أو إزالتها لمجموعة محددة من الموظفين، وطلب توضيح سبب تغيير مستوى السرية. وبهذا يمكن تتبع متى ولماذا تغيّر وضع المستند.

كيف تُبنى الحماية على أساس التصنيفات؟

العلامة بحد ذاتها لا تمنع التسريب، لكنها تجعل قواعد التعامل مع الملف واضحة وقابلة للتنفيذ تقنياً. بعد تحديد المستند وتصنيفه، يمكن تطبيق ضوابط حماية مختلفة عليه.

• تقييد الوصول إلى الملفات المصنفة. يمكن السماح بالوصول فقط للموظفين أو الأدوار المخولة، بصرف النظر عن مكان تخزين الملف. ويمكن للنظام تسجيل محاولات الوصول غير المصرح بها، إلى جانب إجراءات المستخدمين المخولين.
• تحديد طرق المعالجة المسموح بها. يمكن، مثلاً، السماح بفتح المستند في تطبيقات معتمدة وحظر التعامل معه عبر مواقع أو تطبيقات خارجية قد تنقل المحتوى إلى بيئة غير خاضعة للرقابة.
• منع إخراج المعلومات الحساسة خارج البيئة المؤسسية. عند التكامل مع نظام DLP مثل SearchInform Risk Monitor، يمكن استخدام تصنيفات FileAuditor لتطبيق الحظر عند محاولة إرسال ملف مصنف عبر البريد الإلكتروني أو المراسلات أو المتصفح أو نسخه إلى USB ووسائط خارجية أخرى.
• تسجيل كل إجراء على الملف. يمكن الاحتفاظ بسجل يوضح من أنشأ المستند، ومن وضع التصنيف أو غيّره، ومن فتح الملف أو حاول نسخه أو تعديله أو حذفه. وتفيد هذه البيانات في التحقيقات الداخلية وفي توثيق تسلسل الأحداث عند وقوع حادث.
• الاحتفاظ بنسخ وأرشيف للتغييرات. يساعد الاحتفاظ بتاريخ التعديلات والنسخ الاحتياطية للملفات المهمة على تقليل مخاطر التلف أو الفقد المتعمد أو العرضي.

تدعم هذه الوظائف مبدأ أساسياً في حماية الأسرار التجارية: لا بد من اتخاذ إجراءات فعلية ومستمرة للحفاظ على السرية وقصر الوصول على المخولين. كما تمنح المؤسسة رؤية أوضح لما يحدث مع الملفات الحساسة، وتوفر سجلاً رقمياً عند الاشتباه في مخالفة.

الخلاصة

تحديد ما يُعد سراً تجارياً يظل قراراً مرتبطاً بالسياق والقيمة التجارية للمعلومة. التكنولوجيا لا تستطيع اتخاذ هذا القرار دائماً بدلاً من الإنسان، لكنها تستطيع جعل تطبيق القرار أكثر اتساقاً وقابلية للرقابة.

يساعد SearchInform FileAuditor المؤسسات على حماية الأسرار التجارية رقمياً على ثلاثة مستويات:

• حصر المستندات الحساسة وتصنيفها ووضع علامات واضحة عليها، مع تقليل احتمال إزالة التصنيف بالخطأ.
• تقييد الوصول وفرض قواعد آمنة للتعامل مع الملفات المصنفة.
• مراقبة جميع العمليات المهمة على الملفات وتوفير سجل للأحداث يمكن استخدامه في التحقيق.

يمكن تجربة SearchInform FileAuditor مجاناً لمدة 30 يوماً للتعرف عملياً على إمكانات تصنيف الملفات وحمايتها ومراقبة الوصول إليها.

نبذة عن SEARCHINFORM

SearchInform شركة موردة لمنتجات أمن المعلومات وإدارة المخاطر، كما تقدم خدمات MSS. تضم قاعدة عملاء الشركة أكثر من 4000 شركة في أكثر من 20 دولة. واليوم، يقدم الفريق منتجات وخدمات للحماية الشاملة من التهديدات الداخلية على جميع مستويات أنظمة المعلومات المؤسسية: FileAuditor (حل من فئة DCAP) ؛ ونظام DLP بوظائف موسعة؛ و Risk Monitor (منصة متقدمة للحد من التهديدات الداخلية)؛ ونظام SIEM؛ وخدمة الاستعانة بمصادر خارجية في مجال أمن المعلومات.

استكشف المجموعة الكاملة من منتجات SearchInform للأمن السيبراني، بما في ذلك حلول DLP و DCAP وإدارة مخاطر التهديدات الداخلية.